Gestão de contratos e a sua importância para qualquer empresa!

Gestão de contratos e a sua importância para qualquer empresa!

Grandes empresas, normalmente, possuem uma alta demanda de documentos e contratos, com condições, cláusulas e prazos que precisam ser cumpridos e levados à risca pelos departamentos financeiros, administrativos e jurídicos. Uma má gestão ou a ausência dela pode acarretar em multas e divergências nas relações entre organizações e seus stakeholders.

Para evitar esses problemas e garantir que os compromissos corporativos estejam em dia, a gestão de documentos e contratos é fundamental.

Mas, o que é gestão de contratos?

A gestão de contratos e documentos nada mais é do que os critérios e procedimentos estabelecidos pela empresa, de acordo com as suas necessidades, para organizar, acompanhar e controlar as variáveis de qualquer tipo de contrato que tenha sido firmado com seus fornecedores, colaboradores, representantes, distribuidores, etc. Além disso, a gestão pode e deve ser aplicada em todas as fases da negociação, desde a etapa pré-contratual, passando pela execução e chegando até ao  encerramento definitivo do contrato.

Por que aplicar a gestão de contratos e documentos na sua empresa?

  • Evita descumprimento de contratos que possam ensejar perdas representativas;
  • Supervisiona e garante o cumprimento das obrigações previstas nos contratos, conferindo segurança à empresa;
  • Pode gerar várias ações preventivas e proativas em torno do contrato, para a manutenção e sobrevida dos contratos, além de aumentar o poder de negociação.
  • Possibilita a criação de uma agenda futura para discussão de aditivos, reajustes vindouros, ou renegociar valores com o fornecedor antecipadamente ao vencimento e ou renovação contratual.
  • Documenta e gere o ciclo de vida do contrato, com todas as medidas e procedimentos realizados em torno deles.

O que é gestão do ciclo de vida de um contrato?

O ciclo de vida de um contrato envolve todas as etapas de fechamento de um contrato, que vai desde a pré-contratação até seu encerramento. O ciclo de vida de um contrato envolve cinco fases principais:

  • Pré-contratação: nessa etapa é identificada a necessidade de contratação de algum serviço, produto, parceria, entre outros. É o momento em que os critérios para contratação serão definidos, tais como orçamento, datas, forma de pagamento, etc.
  • Contratação: depois, o contrato é firmado, com as cláusulas em conformidade com a negociação firmada entre as partes.
  • Pré-execução: nessa fase, há a preparação e o levantamento das questões técnicas e administrativas para que as cláusulas do contrato sejam colocadas em prática, como documentação, contratação de colaboradores, aluguel de equipamentos, entre outros.
  • Execução: nesse momento, o objeto principal do contrato é colocado em prática e é o período mais longo do ciclo de vida. Aqui cabe o acompanhamento de cronogramas, regras, valores, etc.
  • Encerramento: caso o contrato firmado não seja renovado, ele é encerrado, dentro dos próprios critérios estabelecidos nesse contrato. No entanto, antes do encerramento, é necessário verificar se todos os quesitos previstos foram atendidos e estão em ordem.

O papel da gestão do ciclo de vida de um contrato é justamente acompanhar e controlar o cumprimento das cláusulas, datas, valores, de todas as etapas do ciclo, garantindo previsibilidade e segurança à empresa.

Como gerir contratos?

No Intersap Web, software desenvolvido pela Macdata Tecnologia, é possível gerenciar todo o ciclo de vida dos processos de ordem cível, tributária e trabalhista, além de armazená-los com toda a documentação para futuras consultas; agilizar os pagamentos jurídicos sem perdas de prazo; realizar uma gestão eficaz do risco jurídico e realizar o provisionamento adequado de suas ações trabalhistas. O sistema oferece, ainda, um conjunto de indicadores objetivando medidas corretivas da gestão, a partir dos números consolidados e a gestão proativa do jurídico e dos gestores em geral, reduzindo a incidência de novas ações trabalhistas com base no aprendizado.


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